Mail Merge Toolkit so starten Sie!

Arbeiten mit Mail Merge Toolkit

Nach der Installation, ist das Programm sofort betriebsbereit und kann in Microsoft Word, Microsoft Publisher und Microsoft Outlook genutzt werden. Das Add-In benötigt keine zusätzlichen Einstellungen.

Erstellen oder öffnen Sie ein Seriendruckdokument. Wie Sie das machen, können Sie in den Hilfssystemen von Microsoft Word oder Microsoft Publisher nachlesen. Auf der Website von Microsoft können Sie Lerntouren zur Serienbrieferstellung in PowerPoint und WebShow finden.

Als Beispiel sehen wir uns die Serienbrieferstellung in MS Word. Im MS Publisher sind diese Schritte gleich, bis auf einige Abweichungen. In Microsoft Outlook wird zur Serienbrieferstellung Microsoft Word genutzt.

Um mit dem Vorgang anzufangen, wählen Sie im Menü Extras den Punkt Briefe und Sendungen und weiter Serienbrieferstellung....

Menü "Briefe und Sendungen"

Jetzt wird das Fenster Seriendruck geöffnet, mit dessen Hilfe Sie das Dokument erstellen können. Im ersten Schritt müssen Sie den Dokumententyp auswählen. Für den E-Mail-Versand wählen Sie bitte E-Mail-Nachricht. Weiter müssen Sie das Dokument auswählen, das zum Versand verwendet wird. Im dritten Schritt bestimmen Sie die Quelle für die Empfängeradressen.

Serienbrieferstellung

In weiteren zwei Schritten erfahren Sie, wie Sie veränderbare Datenfelder in das Dokument einfügen. Zum Beispiel können Sie ganz einfach die Begrüßungszeile erstellen, oder das Adressenfeld und sonstige Datenfelder einfügen. Im nächsten Schritt können Sie das Ergebnis kontrollieren. Jetzt ist alles fertig zum Versand.

Serienbrieferstellung

In MS Word haben Sie jetzt zwei Auswahlmöglichkeiten:

• E-Mail-Versand
• Mail Merge Toolkit.

Wählen Sie hier Mail Merge Toolkit, und es erscheint ein Dialogfenster zur abschließenden Einstellung und Start des Versands.

Mail Merge Toolkit (Seriendruck in to E-mail)

• Das An-Feld muss den Namen des Datenfeldes mit E-Mail-Adressen der Empfänger enthalten. Dazu wählen Sie im Scrollmenü das entsprechende Feld aus. Im Beispiel auf der Abbildung heißt dieses Datenfeld "E-Mail"..
• In der Betreffzeile schreiben Sie einen Text, der im Betreff jedes Briefes enthalten sein wird, dabei können Sie hier die veränderbaren Datenfelder einfügen. Zum Beispiel kann dieses Feld eine Zeile, wie etwa Sehr geehrter Herr Maier enthalten . Dazu geben Sie die Begrüßung ein, stellen Sie den Cursor an die Stelle, an die der Name eingefügt werden soll, und klicken Sie auf die Schaltfläche neben der Eingabezeile. Jetzt erscheint ein Dialogfenster in dem Sie das entsprechende Datenfeld mit Nachnamen auswählen können. In der Eingabezeile erscheint hinter der Begrüßung der Ausdruck FIELD"Firstname". Dieser Ausdruck wird beim Versand durch die Namen der Empfänger ersetzt.
• Bei Bedarf können Sie im Feld Datei einfügen einen Pfad zur Datei (oder zur mehreren Dateien) eingeben, die zur jedem Brief eingefüeinen Pfad zur Datei (oder zur mehreren Dateien) eingeben, die zur jedem Brief eingefügt wird.
• Im Format-Feld wählen Sie das Format der E-Mails.
• Im Bereich Datensatzauswahl wählen Sie aus, an welche Empfänger die E-Mails verschickt werden sollen.
• Weiter wählen Sie, ob die gesendeten E-Mails in den Ordner Gesendete Objekte gespeichert werden sollen.

Jetzt klicken Sie auf OK um den Versand zu starten. Im Dialogfenster können Sie beobachten, wie der Versand verläuft.

Vorbereitung der Nachrichten zum Versand

Die erste Zeile gibt an, wie viele Einträge insgesamt in der Datenbank vorhanden sind. In der zweiten Zeile sehen Sie, wie viele davon versendet werden müssen. Dritte Zeile zeigt an, wie viele Einträge zum Versand vorbereitet sind, und in der letzten Zeile sehen Sie, wie viele Einträge bei der Vorbereitung ausgelassen wurden.

Zuallerletzt öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Senden/Empfangen.